เอกสารประกอบการลงบัญชี
ระบบการทำบัญชีสำหรับกิจการขนาดใหญ่ย่อมมีความซับซ้อนในการบริหารจัดการมากกว่ากิจการขนาดเล็ก เนื่องจากมีหน่วยงานที่เกี่ยวข้องหลายหน่วยงาน
เช่น แผนกคลังสินค้า แผนกขาย แผนกการเงิน
เป็นต้น ดังนั้นในแต่ละแผนกจะต้องกำหนดเอกสารที่จะใช้เป็นหลักฐานในการปฏิบัติงาน เช่น
ใบขอซื้อ ใบเบิกสินค้า ใบสำคัญรับ
ใบสำคัญจ่าย เป็นต้น
นอกจากนี้เมื่อมีใบรายการค้าเกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจกับบุคคลภายนอก
ผู้ประกอบการจะได้รับเอกสารหรือจัดทำเอกสารขึ้นเพื่อเป็นหลักฐานยืนยันรายการค้าที่เกิดขึ้น
เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีทุกๆรายการต้องถูกต้อง ครบถ้วน ตามความเป็นจริงเพื่อสร้างความเชื่อถือของงบการเงิน
การออกแบบเอกสารต้องสอดคล้องและสะดวกต่อการนำไปใช้ในการตรวจสอบ และการควบคุมภายใน
อีกทั้งต้องจัดทำตามข้อกำหนดตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543
และตามประมวลรัษฎากร
1. เอกสารประกอบการลงบัญชีตามพระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ.2543
1.1 ประเภทของเอกสารประกอบการลงบัญชี
เอกสารประกอบการลงบัญชีแบ่งออกเป็น3ประเภท คือ
1.1.1 เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
1.1.2 เอกสารที่จัดทำขึ้น
โดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้แก่บุคคลภายนอก
1.1.3 เอกสารที่จัดทำขึ้น
โดยผู้มีหน้าที่ทำบัญชีเพื่อใช้ในกิจการ
1.2 รายการที่ต้องมีเอกสารประกอบการลงบัญชี
1.2.1 ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสาร
1.2.2 ชื่อเอกสาร
1.2.3 เลขที่ของเอกสาร และเล่มที่
(ถ้ามี)
1.2.4 วัน เดือน ปี ที่ออก
เอกสาร
1.2.5 จำนวนเงินรวม
เอกสารประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้บุคคลภายนอกต้องมีสำเนาเก็บไว้อย่างน้อย 1 ฉบับ และต้องเพิ่มรายการจากที่กำหนดไว้ในกรณีดังนี้
1) เอกสารเพื่อเป็นหลักฐานในการรับเงิน ฝากเงิน รับชำระเงิน
ต้องมีรายการดังต่อไปนี้
(1) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร
(2) สถานที่จัดตั้งของกิจการที่จัดทำเอกกสาร
(3) รายละเอียนเกี่ยวกับการรับเงินหรือตั๋วเงิน
(4) ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย
และราคารวมสินค้าหรือบริการแต่ล่ะรายการ
(5)ลายมือชื่อของผู้รับเงินหรือตั๋วเงิน
2) เอกสารเพื่อเป็นหลักฐานในการจำหน่าย จ่าย โอน
ส่งหมอบสินค้าหรือบริการโดยยังมิได้มีการชำระเงินตาม
ตั๋วเงิน มีรายการดังต่อไปนี้
(1) เลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของกิจการที่จัดทำเอกสาร
(2) สถานที่จัดตั้งของกิจการที่จัดทำเออกสาร
(3) ชื่อ ชนิด จำนวน หน่วยนับ ราคาต่อหน่วย และราคารวมของสินค้าหรือบริการ แต่ล่ะรายการ
(4) ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจ
และที่อยู่ของผู้รับสินค้าหรือบริการ
(5) ลายมือชื่อผู้จัดทำเอกสาร
(6) ลายมือชื่อผู้รับสินค้าหรือบริการ
3) เอกสารที่ใช้ประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้น โดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชี
เพื่อใช้ในกิจการของตนเอง เช่น ใบสำคัญรับ ใบสำคัญจ่าย ใบรับสินค้า
นอกจากต้องมีรายการดังกล่าวข้างต้นแล้วต้องมีรายการเพิ่มดังนี้
(1) คำอธิบายรายการ
(2) วิธีการและการคำนวณต่างๆ(ถ้ามี)
(3) ลายมือชื่อของผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีผู้ได้รับมอบหมายให้เป็นผู้อนุมัติรายการ
(4) เอกสารประกอบการลงบัญชีที่เป็นภาษาต่างประเทศ
2.เอกสารและรายงานที่ต้องจัดทำในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม
ผู้ประกอบการที่เป็นผู้ผลิต ผู้ค้าส่ง
ผู้ค้าปลีก ผู้นำเข้า และผู้ส่งออก ที่มีรายการรับเกินกว่า 1,800,000 บาทต่อปี และจดทะเบียนเพื่อเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม
ไม่ว่าจะประกอบธุรกิจในลักษณะกิจการเจ้าของคนเดียว ห้างหุ้นส่วน หรือ บริษัทจำกัด
มีหน้าที่ต้องจัดทำเอกสารและรายงานต่างๆตามที่กฎหมายกำหนดดังนี้
2.1 ใบกำกับภาษี (Tax Invoice)
ใบกำกับภาษี
เป็นเอกสารหลักฐานในระบบภาษีมูลค่าเพิ่ม
ผู้ประกอบการที่จะจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม มีหน้าที่ต้องจัดทำใบกำกับภาษี
และสำเนาใบกำกับภาษี
โดยส่งมอบต้นฉบับใบกำกับภาษีให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือผู้บริการทุกครั้งที่ขายสินค้าหรือบริการใบกำกับภาษี มีหลายประเภท
ที่สำคัญได้แก่ ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป ใบกำกับภาษีอย่างย่อ ใบเพิ่มนี้ ใบลดหนี้
ตลอดจนใบเสร็จรับเงินที่ส่วนราชการออกให้ในการขายทอดตลาด
ผู้ประกอบการจดทะเบียนจะออกใบกำกับภาษีแบบใดขึ้นอยู่กับลักษณะของการประกอบการ
2.1.1 ใบกำกับภาษีแบบเต็มรูป
1. คำว่า ใบกำกับภาษี
2. ชื่อ ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ขายหรือผู้ให้บริการ13หลัก
3. ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้า หรือผู้รับบริการ
4. เลขที่ของใบกำกับภาษีและเล่มที่
5. ชื่อ ชนิด ประเภทปริมานและมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
6. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่มที่คำนวณจากมูลค่าสินค้าหรือบริการ
โดยแยกจากราคาสินค้าหรือบริการ
7. วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
8. ข้อความอื่นที่อธิบดีกรมสรรพกรกำหนดเกี่ยวกับภาษีมูลค่าเพิ่ม
2.1.2 ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
ใบกำกับภาษีอย่างย่อ
คือ ใบกำกับภาษีที่ออกโดยผู้ประกอบกิจการขายสินค้าในลักษณะขายปลีกหรือให้บริการแก่บุคคลจำนวนมาก
และผู้ชื่อหรือผู้รับบริการ ไม่ร้องขอให้ออกใบกำกับภาษี เช่น ร้านสะดวกซื้อ
ร้านอาหาร เป็นต้น
1. คำว่า “ใบกำกับภาษีอย่างย่อ”
2. ชื่อหรือชื่อย่อ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบกำกับภาษี
3. เลขที่/เล่มที่ของใบกำกับภาษี (ถ้ามี)
4. ชื่อ ชนิด ประเภท ปริมาณ และมูลค่าของสินค้าหรือบริการ
5. ราคาสินค้าหรือค่าบริการที่มีข้อความระบุชัดเจนว่า “รวมภาษีมูลค่าเพิ่มแล้ว”
6. จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม
7. วัน เดือน ปี ที่ออกใบกำกับภาษี
8. ข้อความอื่นๆที่อธิบดีกำหนด
2.1.3 ใบเพิ่มหนี้ (Debit
Note)
ใบเพิ่มหนี้
เป็นเอกสารที่ผู้ขายสินค้าออกให้แก่ผู้ซื้อสินค้าหรือรับบริการ
ในกรณีผู้ขายคิดราคาสินค้าหรือบริการกับผู้ซื้อต่ำไปเมื่อมีการเพิ่มราคาสินค้าหรือบริการ
ก็ต้องเพิ่มภาษีในส่วนที่เพิ่มราคาสินค้าหรือบริการ ก็ต้องเพิ่มภาษีในส่วนที่เพิ่ม
และถือเป็นภาษีขายในเดือนที่ออกใบเพิ่มหนี้
1. คำว่า “ใบเพิ่มหนี้”
2. ชื่อ ที่อยู่
และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนที่ออกใบเพิ่มหนี้
3. ชื่อ ที่อยู่ ของผู้ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
4. วัน เดือน ปี ที่ออกใบเพิ่มหนี้
5. เล่มที่/เลขที่ของใบกำกับภาษีเดิม (ถ้ามี)
มูลค่าสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษีเดิม มูลค่าที่ถูกต้อง ผลต่างของมูลค่าทั้งสอง
และจำนวนภาษีที่เรียกเก็บเพิ่มสำหรับส่วนต่างนั้น
6. คำอธิบายสั้นๆ ถึงสาเหตุในการออกใบเพิ่มหนี้
7. ข้อความอื่นๆที่อธิบดีกำหนด
2.1.4 ใบลดหนี้ (Credit
Note)
เป็นเอกสารที่ผู้ขายสินค้าออกให้แก่ผู้ซื้อกรณีที่ผู้ขายคิดราคาสูงไป
เมื่อลดราคาก็ต้องลดหรือคืนภาษี การลดราคาอาจเนื่องจากรับคืนสินค้าที่ชำรุด
ภาษีขายที่ลดหักจากภาษีขายเดือนที่ออกใบลดหนี้ ผู้ซื้อให้นำภาษีตามใบลดหนี้มาหักภาษีซื้อในเดือนที่ได้รับใบลดหนี้
ใบลดหนี้จะต้องมีรายการดังนี้
1. คำว่า
“ใบลดหนี้” ในที่ที่เห็นเด่นชัด
2. ชื่อ
ที่อยู่
และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มที่ออกใบลดหนี้
และในกรณีที่ตัวแทนเป็นผู้ออกใบลดหนี้ในนามของผู้ประกอบการจดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่มให้ระบุชื่อ
ที่อยู่ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีอากรของตัวแทนนั้นด้วย
3. ชื่อ
ที่อยู่ ของผู้ที่ซื้อสินค้าหรือผู้รับบริการ
4. วัน
เดือน ปี ที่ออกใบลดหนี้
5. หมายเลขใบกำกับภาษีเดิม
รวมทั้งหมายเลขลำดับของเล่ม (ถ้ามี) มูลค่าของสินค้าหรือบริการที่แสดงไว้ในใบกำกับภาษี
มูลค่าที่ถูกต้องของสินค้าหรือบริการ ผลต่างของจำนวนมูลค่าทั้งสองและจำนวนภาษีที่ใช้คืนสำหรับส่วนต่างนั้น
6. คำอธิบายสั้นๆ
ถึงสาเหตุในการออกใบลดหนี้
7. ข้อความที่อธิบดีกำหนด
2.2 รายงานภาษีขาย (Output Tax)
รายงานภาษีขาย
คือ แบบรายงานที่แสดงจำนวนเงินภาษีขายที่ผู้ขายได้เรียกเก็บจากผู้ซื้อในแต่ละเดือน
รวมเป็นจำนวนเงินเท่าใด
แบบของรายงานมีลักษณะคล้ายบัญชีรายได้แต่เพิ่มช่องภาษีมูลค่าเพิ่ม
การบันทึกรายงานเรียงลำดับ วัน เดือน ปี ตามสำเนาใบกำกับภาษีขาย
จากการขายสินค้าหรือบริการ
2.3 รายงานภาษีซื้อ (Input Tax)
ภาษีซื้อ
คือ ภาษีมูลค่าเพิ่มที่ผู้ประกอบการได้จ่ายไปให้กับผู้ขายสินค้า
หรือผู้ให้บริการที่เป็นผู้ประกอบการจดทะเบียน
เมื่อซื้อสินค้าหรือบริการเพื่อใช้ในการประกอบกิจการของตน
หากภาษีซื้อเกิดขึ้นในเดือนใดก็ถือเป็นภาษีซื้อในเดือนนั้น
โดยไม่คำนึงว่าสินค้าที่ซื้อมานั้นจะขายหรือนำไปใช้ในการผลิตในเดือนใดก็ตาม
อย่างไรก็ตาม ภาษีซื้อดังต่อไปนี้ ไม่ให้นำมาหักในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม
2.4 รายงานขายสินค้าและวัตถุดิบ
รายงานสินค้าและวัตถุดิบ
คือ เอกสารที่กฎหมายกำหนดให้ผู้ประกอบการจดทะเบียน
จัดทำขึ้นเพื่อใช้ในการบันทึกแสดงปริมาณและชนิดของสินค้าและวัตถุดิบ
ที่ผู้ประกอบการจดทะเบียนมีอยู่ ได้มา และจ่ายไป ในแต่ละเดือน เนื่องจากการซื้อ
ขาย สินค้าและวัตถุดิบ โดยมีใบสำคัญรับสินค้าและใบสำคัญจ่ายสินค้าเป็นหลักฐานในการบันทึกรายการในรายงานสินค้าและวัตถุดิบ
สำหรับผู้ประกอบการที่เป็นผู้ผลิตสินค้าหรือผู้ประกอบการที่ซื้อมาขายไปต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ
แต่ถ้าเป็นผู้ประกอบการให้บริการไม่ต้องจัดทำรายงานสินค้าและวัตถุดิบ
3. การวิเคราะห์รายการค้าจากเอกสารและการบันทึกบัญชี
แหล่งที่มีของเอกสารมี
3
แหล่ง ตามการจัดประเภทของเอกสาร กล่าวคือ
เอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอก เอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอก
และเอกสารที่กิจการจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในกิจการเอง การวิเคราะห์แหล่งที่มาให้ให้สังเกตเบื้องต้นคือ
ถ้าเป็นเอกสารที่ได้รับจากบุคคลภายนอกจะแสดงเป็นต้นฉบับ (ตัวจริง) แต่ถ้าเป็นเอกสารที่ออกให้แก่บุคคลภายนอกจะแสดงเป็นสำเนาติดเล่ม
หรือวิเคราะห์จากรายการค้า
รายการค้าที่ปรากฏเป็นรายการค้าอะไรให้พิจารณาจากชื่อเอกสาร เช่น
ต้นฉบับใบกำกับสินค้า/ใบกำกับภาษี
วิเคราะห์ได้ว่าเป็นเอกสารที่เกิดจากการซื้อสินค้าเป็นเงินเชื่อ
ผู้ขายเป็นคนจัดทำขึ้นแล้วมอบต้นฉบับให้กับผู้ซื้อ
สำหรับผู้ขายเก็บฉบับที่เป็นสำเนาไว้เป็นหลักฐานในการบันทึกบัญชี
นอกจากนี้อาจวิเคราะห์รายการค้าจากรายการหรือข้อความต่างๆ ในเอกสาร เช่น
เงื่อนไขการชำระเงิน การลงนามความรับผิดของผู้ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์ เช่น
ผู้ส่งสินค้า ผู้รับสินค้า ผู้รับเงิน ผู้อนุมัติ เป็นต้น
บทสรุป
เอกสารการลงบัญชีป็นบันทึก
หนังสือ หรือเอกสารใด ๆ ที่จัดทำขึ้น เพื่อใช้เป็นหลักฐานในการลงรายการในบัญชี
ซึ่งแยกได้เป็น 3 ประเภท คือ
1.เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยบุคคลภายนอก
2.เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยกิจการ
เพื่อออกให้บุคคลภายนอก
3.เอกสารที่จัดทำขึ้นโดยกิจการ
เพื่อใช้ในกิจการ
การลงรายการในบัญชีต้องใช้เอกสารลำดับที่
1 หรือ 2 แล้วแต่กรณี เว้นแต่ไม่มีเอกสารดังกล่าว จึงให้ใช้เอกสารลำดับถัดไป
ทั้งนี้เนื่องจากเอกสารตาม 1 หรือ 2 มีความเชื่อถือได้สูงกว่า
เพราะมีผู้เกี่ยวข้องมากกว่า หนึ่งฝ่าย เอกสารประกอบการลงบัญชีทุกประเภทต้องมีรายการดังต่อไปนี้
1.ชื่อหรือชื่อที่ใช้ในการประกอบธุรกิจของผู้จัดทำเอกสาร
2.ชื่อเอกสาร
3.เลขที่ของเอกสาร
และเล่มที่ (ถ้ามี)
4.วัน
เดือน ปี ที่ออก เอกสาร
5.จำนวนเงินรวม
เอกสารประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้บุคคลภายนอกต้องมีสำเนาเก็บไว้ที่กิจการอย่างน้อย 1 ฉบับ
เอกสารประกอบการลงบัญชีที่จัดทำขึ้นโดยผู้มีหน้าที่จัดทำบัญชีเพื่อออกให้บุคคลภายนอกต้องมีสำเนาเก็บไว้ที่กิจการอย่างน้อย 1 ฉบับ
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น